Slimme tips en een checklist voor het organiseren van een symposium of congres

Bij het organiseren van een congres komt veel kijken; van het opstellen van het programma tot het kiezen en voorbereiden van de locatie. Hier vind je een aantal handige tips en een downloadbare checklist die je helpen bij het organiseren van een congres of symposium.

Tip 1: Houd het budget in de gaten

Zorg dat iemand het budget bewaakt en bijwerkt tijdens het treffen van de voorbereidingen. Zorg ook dat je vastlegt met wie je contact opneemt als je dreigt het budget te overschrijden.

Tip 2: Denk goed na over de datum

Kies de datum zorgvuldig, want overlap met een ander evenement of schoolvakanties kan uitdraaien op lege zalen. Zorg daarnaast dat je ook alvast een alternatieve datum vastlegt, zodat je in geval van calamiteiten het congres eenvoudig verplaatst. De meeste congressen worden gehouden in september, november en april.

Tip 3: Maak een goede inschatting van het aantal bezoekers

Hoeveel bezoekers verwacht je op het evenement? De hoeveelheid gasten is bepalend voor de grootte van de locatie die je huurt, maar is ook van invloed op de programmering, catering en natuurlijk het budget. Een goede inschatting van het aantal bezoekers is daarom essentieel voor je draaiboek.

Tip 4: Stel een risico-analyse op

Vooral tijdens grote evenementen kan iets onschuldigs paniek veroorzaken waardoor de veiligheid van de bezoekers in gevaar komt. Dek in je draaiboek alle risico’s af door een risico-analyse te maken. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld deze risico-analyse-checklist. Heb je behoefte aan extra hulp op het gebied van veiligheid? Huur dan een deskundige of een evenementenbureau in.

Tip 5: Schrijf een alternatief draaiboek

Wat als het worst-case scenario werkelijkheid wordt? Dan is het handig om terug te vallen op het draaiboek. Evenement, congres of vergadering: ze kunnen allemaal gered worden met een solide plan B. Betrek de locatiebeheerders actief bij je plannen. Zij kennen de locatie als geen ander.

bron: mooirivier